Quant de temps hem de guardar la documentació del negoci?

Durant quant de temps està obligat un empresari o professional  a guardar les seves factures, llibres i altres tipus de justificants de la seva activitat?

A efectes pràctics els hi aconsellaríem que si tenen possibilitat no els llencin mai, i diem això perquè:

1) Des del punt de vista mercantil

Del Codi de Comerç es deriva l´obligació de conservar durant sis anys des de l´últim assentament de l´exercici tots els llibres i documents relatius a l´activitat econòmica, indistintament si es tracta d´un autònom o entitat mercantil. Obligació que es manté encara que l´empresari hagi cessat en la seva activitat.

2) Des del punt de vista fiscal

Pel que fa als impostos, el termini de prescripció és de quatre anys, que comencen a comptar des del moment en que presenta el mateix.
Així i tot, com ja hem dit,  la normativa mercantil exigeix que la documentació es conservi durant el termini dels sis anys i per tant la Agencia Tributaria, a efectes d’informació, pot demanar documentació de fins a 6 anys.

No obstant la norma general dels 4 anys hi ha altres terminis als quals hem de prestar atenció:

• Si Hisenda intervé per revisar els impostos en el termini dels quatre anys de prescripció o el contribuent presenta una declaració complementària, el termini dels quatre anys s´iniciarà de nou després d´aquesta interrupció.
• Si es tracta de factures d´una actiu que és amortitzable s´han de conservar fins que esta totalment amortitzat i 4 anys més.
• Quan hi hagin pèrdues en l´exercici corresponent a els documents , l´obligació de conservar-los s´estén a un termini d´almenys deu anys.

3) Des de un punt de vista laboral

El termini general també es de 4 anys però recordi que tota la documentació “contractual” referida a un treballador l’haurà de conservar mentre aquest presti els seus serveis a l’empresa i 4 anys més.

4) Atenent a la prevenció de blanqueig de capitals

Respecte a aquesta matèria també regeix una especialitat, ja que si ets subjecte obligat per la normativa de prevenció de blanqueig de capitals afectada per la Llei 10/2010 (promotores, APIs, auditors, assessors fiscals i comptables, notaris, registradors, advocats, procuradors, joiers, antiquaris… el termini de conservació és de deu anys.